Tietosuojaseloste

1 Käsiteltävät henkilötiedot

Vanhustyön keskusliiton (VTKL) toiminnassa käsitellään seuraavien henkilöiden tietoja:

• Liiton tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat
• Palautteenantajat
• Sidosryhmä- ja yhteistyöorganisaatioiden edustajat
• Uutiskirjeiden tilaajat
• Vanhustenviikon aineistojen tilaajat

2 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Vanhustyön keskusliitto – Centralförbund för gamlas väl ry
Y-tunnus 0215403–8
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

Merja Lankinen, viestintäjohtaja
merja. lankinen(at)vtkl.fi
puh. 050 421 0762

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käyttötarkoitus on VTKL:n säännöissä määritellyn tarkoituksen toteuttaminen erilaisten toimintamuotoien, viestinnän ja vaikuttamistoiminnan avulla. Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti viestintää ja yhteydenpitoa varten sekä huolehtiaksemme sopimuksiin perustuvista velvoitteista tai oikeuksista.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa toiminnoissamme:

Vanhustenviikon materiaalitilaukset

• Uutiskirjeet
• Ajankohtaisista asioista, kampanjoista, kannanotoista, tapahtumista, tilaisuuksista ja vaikuttamistoiminnan teemoista tiedottaminen ja viestiminen
• Kyselyiden toteuttaminen ja palautteiden kerääminen
• Sidosryhmä- ja yhteistyösuhteiden hallinnointi, hoitaminen ja kehittäminen

Henkilötietojen oikeusperusteena on sopimus, suostumus tai oikeutettu etu (suoramarkkinointi).

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

4 Kerättävät tiedot

VTKL käsittelee seuraavia, käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, kuten:

Perustiedot:

Etu- ja sukunimet

• Tehtävänimike
• Organisaatio
• Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin)
• Sähköpostiviestintää koskeva suostumustieto

Mahdolliset lisätiedot

• tapahtumiin osallistumiseen liittyvät seikat, kuten erityisruokavaliot
• yhteistyöhön tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esim. uutiskirjeet, palautteet, tilaisuudet)
• tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot evästeiden kautta

5 Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään hänen tilatessaan materiaalia, uutiskirjeitä, osallistumalla kyselyihin, liiton tilaisuuksiin tai kampanjoihin tai antamalla palautetta.

Yhteistyökumppanien tiedot saadaan sopimussuhteen tai muun asiallisen yhteyden alkaessa ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista.

Viestintärekisterin henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyn edustamalta sidosryhmältä, julkisista ja ammatillisista sosiaalisen median verkostoista, yhteystietopalveluiden tarjoajilta.
Erilaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin kutsuttavien tietojen kerääminen voi perustua myös kolmannen osapuolen suositteluun.

IP-osoite- ja evästetiedot voivat tallentua VTKL:n verkkosivustojen käytön yhteydessä.

6 Tietojen luovuttaminen tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti ulkopuolisille. Mahdollinen luovutus perustuu silloin aina lainsäädäntöön perustuvaan velvollisuuteen tai oikeuteen tai rekisteröidyn suostumukseen.

Tietoja ei siirretä pääsääntöisesti EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta mahdollisia pilvipalveluita koskien tietojen analysointia. Noudatamme tietojen siirrossa käytetään EU:n tietosuoja-asetuksen ja tietosuojavaltuutetun toimiston suositusten mukaisia suojatoimenpiteitä.

VTKL voi käyttää toiminnassaan alihankkijoita, kuten uutiskirjealustojen tai postituspalveluiden toimittajia, jotka toimivat tehtävässä rekisterinpitäjän lukuun ja joiden kanssa sovitaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelystä.

VTKL ei luovuta rekisterissä olevia tietoja kaupallisiin tarkoituksiin eikä kolmansille osapuolille.

7 Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään keräämisperusteen mukaisesti määritelty aika, johon voi vaikuttaa lainsäädäntö, viranomaismääräykset tai sopimukset. Poistamme tiedot, kun niiden käsittelyyn ei ole perustetta.

Tiettyä tapahtumaa koskevat osallistumista koskevat tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen tyyppiin perustuen enintään kolme vuotta.

8 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy käsiteltyihin tietoihin
• pyytää tietojensa oikaisua ja poistoa
• valittaa henkilötietojen käsittelystä valvovalle viranomaiselle (linkki Tietosuojavaltuutetun sivulle)

Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.